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Cómo registrar eficazmente las actas de reuniones [Incluir plantilla]
publicado por Ethan Brooke a Grabar video 9 de junio de 2025
Grabar las actas de las reuniones puede ser un reto para quienes se inician en el sector o asisten por primera vez a una reunión de equipo grande. ¿Cómo registrar el contenido de la reunión de forma rápida y clara? En este artículo, abordaremos la teoría y los pasos prácticos desde dos perspectivas. Sigue leyendo para mejorar tu eficiencia laboral.
Lista de guías
Qué registrar en las actas de la reunión Cómo registrar actas de reuniones Plantilla de reglas para actas de reuniones y otros consejos Un método para registrar actas de reuniones de forma rápida y completaQué registrar en las actas de la reunión
Antes de empezar a grabar, necesitas saber qué son las actas de reunión. Son un registro escrito de las discusiones, decisiones y acciones tomadas durante una reunión. Constituyen un resumen formal de lo sucedido durante la reunión y suelen enviarse a los participantes después de la misma para su consulta.
Incluye:
• Información básica de la reunión: Fecha y hora de la reunión. Lugar (o plataforma en línea utilizada). Nombres de los asistentes y ausentes. Tema de la conferencia.
• Orden del día: Resumen de los puntos principales de cada punto del orden del día. Se plantearon puntos o argumentos importantes durante el debate.
• Decisiones tomadas: Cualquier decisión, acuerdo o resolución a la que se haya llegado.
• Acciones y asignaciones: Tareas específicas o seguimientos asignados a personas individuales.
• Detalles de la próxima reunión: Fecha, hora y lugar de la próxima reunión (si corresponde).
Cómo registrar actas de reuniones
Primero, debe preparar todo antes de comenzar a grabar las actas de la reunión. Por ejemplo, un bolígrafo, una nota, una computadora portátil completamente cargada o conectada, etc. Esto le garantizará registrar cada detalle durante la reunión.
Luego, seleccione un método fijo para grabar las actas de la reunión. El ritmo de las conversaciones en las reuniones puede ser rápido, y las palabras largas o complejas pueden hacer que se pierda información clave. Puede usar abreviaturas para palabras comunes y términos especiales, como nombres, para abordar este problema. Esto ahorrará tiempo de grabación y facilitará su consulta en futuras reuniones.
Además, puedes encontrar plantillas para registrar actas de reuniones. Estas plantillas te permiten guardar y estandarizar tus actas. Aquí tienes un ejemplo:
Plantilla 1: El tema de la reunión
Detalles de la reunión:
Fecha: [Insertar fecha]
Hora: [Insertar hora]
Ubicación: [Insertar ubicación o plataforma virtual]
Facilitador: [Insertar nombre]
Tomador de notas: [Insertar nombre]
Asistentes: [Nombres de la lista]
Ausentes: [Enumere los nombres, si los hay]
Orden del día:
[Punto 1 del orden del día]
[Punto 2 del orden del día]
[Punto 3 del orden del día]
Resumen de la reunión:
Punto 1 del orden del día:
Puntos clave discutidos: [Breve resumen]
Decisiones tomadas: [Lo que se decidió]
Acciones: [Tareas asignadas, plazos]
Punto 2 del orden del día:
Puntos clave discutidos: [Breve resumen]
Decisiones tomadas: [Lo que se decidió]
Acciones: [Tareas asignadas, plazos]
Punto 3 del orden del día:
Puntos clave discutidos: [Breve resumen]
Decisiones tomadas: [Lo que se decidió]
Acciones: [Tareas asignadas, plazos]
Próxima reunión:
Fecha/Hora: [Insertar fecha de la próxima reunión]
Ubicación: [Insertar ubicación/plataforma]
Algunos consejos para quienes recién comienzan a registrar actas de reuniones pueden ayudarle a evitar errores comunes.
Plantilla de reglas para actas de reuniones y otros consejos
"Reglas robóticas" no es un término estándar para el registro de actas de reuniones. Al igual que un robot sigue un conjunto de instrucciones programadas, se refiere a un conjunto de directrices claras y sistemáticas para registrar las actas de reuniones de forma consistente, eficiente y objetiva. En este contexto, las "reglas robóticas" para las actas de reuniones implicarían:
1. Objetividad: Evite las opiniones o prejuicios personales, como un robot que sigue instrucciones sin ninguna interpretación.
2. Eficiencia: Vaya directo al grano sin detalles innecesarios.
3. Consistencia: Utilice el mismo formato y estructura cada vez, de forma similar a cómo los robots repiten tareas de manera estandarizada.
4. Claridad: Hacer que las actas sean claras y comprensibles, sin la complicación o confusión “humana”.
Otros consejos:
• Mantente concentrado: Céntrese en el tema central de la reunión en lugar de enfrascarse en los detalles. Las actas deben centrarse en las decisiones, tareas y puntos clave, sin registrar todos los detalles. Por ejemplo, ¿qué deberían saber más quienes no asistieron a la reunión?
• Obtener aprobación: Una vez completas las actas, generalmente es necesario revisarlas y aprobarlas por el facilitador o presidente de la reunión para garantizar la precisión y la coherencia del contenido.
• Corrigiendo el acta de la última reunión: Si encuentra algún error o falta información importante en las actas de la última reunión, asegúrese de realizar las correcciones correspondientes para garantizar la precisión de las actas de la reunión.
• Haga que las actas sean de fácil acceso: Lo más importante al redactar las actas de una reunión es garantizar que todos puedan verlas. Por eso, es posible elegir métodos de registro fáciles de compartir. Además, podrás encontrarlas rápidamente si necesitas acceder a ellas más adelante.
Un método para registrar actas de reuniones de forma rápida y completa
Todos los métodos anteriores pueden ayudarle a gestionar las actas de reuniones de forma más completa y rápida. Sin embargo, a veces es difícil registrar los detalles de forma exhaustiva en una reunión con mucha gente y un alto nivel de profesionalismo. Puede intentarlo. Grabador de pantalla a grabar la reunión Úselo solo para redactar las actas de las reuniones. Puede grabar cada detalle de la reunión con alta calidad de imagen y sonido, sin autorización. También permite añadir anotaciones y notas durante la grabación para oficinas sin papel.
Admite una calidad de grabación de hasta 4K para cada detalle.
Teclas de acceso rápido personalizadas para capturas de pantalla rápidas.
Múltiples modos para grabar fácilmente las actas de reuniones.
Con cancelación de ruido y doble pista de portátil y micrófono.
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Paso 1Abra este grabador de pantalla y seleccione "Grabador de video". Configure el área de grabación, la fuente de audio, la velocidad de fotogramas, etc.
Paso 2Haga clic en "Grabar" para empezar a grabar las actas de la reunión. Puede añadir notas o líneas para recordarlas fácilmente con una caja de herramientas. Al finalizar la grabación, haga clic en "Detener" y guárdela.
Conclusión
Estos son los pasos y consejos para registrar actas de reuniones. De hecho, no es nada difícil; solo requiere un poco de cuidado y paciencia, ¿verdad? Si necesitas registrar actas de reuniones, puedes probar esto. Grabador de pantallaHaga clic en el enlace a continuación para descargarlo y comprobar lo útil y potente que es.
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