Jak skutecznie rejestrować protokoły spotkań [dołącz szablon]

Rejestrowanie protokołów ze spotkań może być wyzwaniem dla nowicjuszy lub osób uczestniczących w dużym spotkaniu zespołu po raz pierwszy. Jak szybko i wyraźnie rejestrować treść spotkania? W tym artykule omówimy teorię i praktyczne kroki z dwóch perspektyw. Czytaj dalej, aby zwiększyć swoją wydajność w pracy.

Co należy odnotować w protokole ze spotkania

Zanim zaczniesz nagrywać, musisz wiedzieć, czym są protokoły ze spotkań. Protokoły ze spotkań to pisemne zapisy dyskusji, decyzji i działań podjętych podczas spotkania. Jest to formalne podsumowanie tego, co wydarzyło się podczas spotkania i jest zazwyczaj wysyłane uczestnikom po spotkaniu w celach referencyjnych.

Zawiera:

• Podstawowe informacje o spotkaniu: Data i godzina spotkania. Miejsce (lub używana platforma internetowa). Nazwiska uczestników i nieobecnych. Temat konferencji.
• Porządek obrad: Podsumowanie głównych punktów omawianych dla każdego punktu programu. Podczas dyskusji podniesiono ważne punkty lub argumenty.
• Podjęte decyzje: Wszelkie decyzje, porozumienia i rezolucje, które zostały osiągnięte.
• Akcje i zadania: Konkretne zadania lub działania następcze przypisane poszczególnym osobom.
• Szczegóły następnego spotkania: Data, godzina i miejsce następnego spotkania (jeśli dotyczy).

Jak nagrywać protokoły spotkań

Najpierw musisz przygotować wszystko przed rozpoczęciem nagrywania protokołu ze spotkania. Takie jak długopis, notatka, w pełni naładowane lub podłączone laptopy itp. To zagwarantuje, że będziesz mógł nagrać każdy szczegół podczas spotkania.

Następnie wybierz stałą metodę nagrywania protokołów ze spotkań. Tempo wypowiedzi na spotkaniach może być szybkie, a długie lub złożone słowa mogą spowodować, że przegapisz pewne kluczowe informacje. Możesz użyć skrótu dla powszechnych słów i specjalnych terminów, takich jak nazwy, aby rozwiązać ten problem. Pozwoli to zaoszczędzić czas nagrywania i ułatwi odwoływanie się do niego na przyszłych spotkaniach.

Dodatkowo możesz znaleźć kilka szablonów do nagrywania protokołów ze spotkań. Mogą one zapisać i ujednolicić Twoje protokoły ze spotkań. Oto przykład:

Szablon 1: Temat spotkania

Szczegóły spotkania:

Data: [Wstaw datę]

Czas: [Wstaw czas]

Lokalizacja: [Wstaw lokalizację lub platformę wirtualną]

Prowadzący: [Wpisz imię]

Osoba sporządzająca notatkę: [Wpisz nazwę]

Uczestnicy: [Wymień nazwiska]

Nieobecni: [Podaj nazwiska, jeśli takie istnieją]

Porządek obrad:

[Punkt 1 porządku obrad]

[Punkt 2 porządku obrad]

[Punkt 3 porządku obrad]

Podsumowanie spotkania:

Punkt 1 porządku obrad:

Kluczowe punkty omówione: [Krótkie podsumowanie]

Podjęte decyzje: [Co zostało ustalone]

Akcje: [Przypisane zadania, terminy]

Punkt 2 porządku obrad:

Kluczowe punkty omówione: [Krótkie podsumowanie]

Podjęte decyzje: [Co zostało ustalone]

Akcje: [Przypisane zadania, terminy]

Punkt 3 porządku obrad:

Kluczowe punkty omówione: [Krótkie podsumowanie]

Podjęte decyzje: [Co zostało ustalone]

Akcje: [Przypisane zadania, terminy]

Następne spotkanie:

Data/Godzina: [Wpisz datę następnego spotkania]

Lokalizacja: [Wstaw lokalizację/platformę]

Kilka wskazówek dla tych, którzy dopiero zaczynają sporządzać protokoły ze spotkań, pomoże uniknąć typowych błędów.

Szablon zasad robota dla protokołów spotkań i inne wskazówki

„Zasady robota” nie są standardowym terminem dla protokołów spotkań. Podobnie jak robot postępuje zgodnie z zestawem zaprogramowanych instrukcji, odnosi się to do zestawu jasnych, systematycznych wytycznych dotyczących spójnego, wydajnego i obiektywnego rejestrowania protokołów spotkań. W tym kontekście „zasady robota” dla protokołów spotkań obejmowałyby:

1. Obiektywność: Unikaj osobistych opinii i uprzedzeń, tak jak robot wykonuje polecenia bez żadnej interpretacji.
2. Wydajność: Przejdź od razu do sedna sprawy, bez zbędnych szczegółów.
3. Spójność: Za każdym razem stosuj ten sam format i strukturę, podobnie jak roboty powtarzają zadania w sposób ustandaryzowany.
4. Przejrzystość: Sporządzaj protokoły w sposób przejrzysty i zrozumiały, bez „ludzkich” komplikacji i nieporozumień.

Inne wskazówki:

• Zachowaj koncentrację: Skup się na głównej dyskusji na spotkaniu, zamiast grzęznąć w szczegółach. Protokół powinien skupiać się na decyzjach, zadaniach i kluczowych punktach bez rejestrowania każdego szczegółu. Na przykład, co ci, którzy nie uczestniczyli w spotkaniu, powinni wiedzieć o nim najwięcej?
• Uzyskanie zgody: Gdy protokół jest już gotowy, zazwyczaj musi zostać przejrzany i zatwierdzony przez osobę prowadzącą spotkanie lub przewodniczącego, aby zagwarantować dokładność i spójność treści.
• Korygowanie protokołu z ostatniego spotkania: Jeśli znajdziesz jakiekolwiek błędy lub brakuje ważnych informacji w protokole z ostatniego spotkania, pamiętaj o wprowadzeniu odpowiednich korekt, aby zapewnić dokładność protokołu ze spotkania.
• Ułatw dostęp do protokołów: Najważniejszą częścią pisania protokołów ze spotkań jest zapewnienie, że wszyscy mogą zobaczyć uporządkowane protokoły. Dlatego możliwe jest wybranie metod prowadzenia dokumentacji, które są łatwe do udostępniania. I można je szybko znaleźć, jeśli później będzie trzeba do nich uzyskać dostęp.

Metoda szybkiego i dokładnego rejestrowania protokołów spotkań

Wszystkie powyższe metody mogą pomóc Ci poradzić sobie z protokołami spotkań w sposób bardziej kompletny i szybszy. Jednak czasami trudno jest zarejestrować szczegóły kompleksowo na spotkaniu z wieloma osobami i wysokim profesjonalizmem. Możesz spróbować Rejestrator ekranu 4Easysoft Do nagrywaj spotkanie i używaj go tylko wtedy, gdy sporządzasz protokół ze spotkania. Może rejestrować każdy szczegół spotkania z wysoką jakością obrazu i dźwięku oraz bez autoryzacji. Obsługuje również dodawanie adnotacji i notatek podczas nagrywania dla biur bez papieru.

Krok 1Otwórz ten rejestrator ekranu i wybierz „Rejestrator wideo”. Ustaw obszar nagrywania, źródło dźwięku, liczbę klatek na sekundę itp.

Krok 2Kliknij „Rec”, aby rozpocząć nagrywanie protokołów ze spotkań. Możesz dodawać notatki lub wiersze, aby łatwo je zapamiętać, korzystając ze skrzynki narzędziowej. Po zakończeniu nagrywania kliknij „Stop” i zapisz.

Powiązane artykuły:

• Jak nagrywać spotkania Webex na Windows/Mac/Android/iPhone
• 2 proste sposoby na nagrywanie spotkań Zoom [bez ograniczeń]
• 4 sposoby nagrywania sesji GoToMeeting w wysokiej jakości
• Jak nagrywać spotkania w MicrosoftTeams [dla wszystkich]