Slik registrerer du møtereferater effektivt [Inkluder mal]

Det kan være utfordrende for nykommere eller de som deltar på et stort teammøte for første gang å ta opp møteinnholdet raskt og tydelig? I denne artikkelen vil vi dekke teorien og de praktiske trinnene fra to perspektiver. Les videre for å forbedre effektiviteten din på jobben.

Hva som skal registreres i møtereferatet

Før du begynner å ta opp møtereferater, må du vite hva møtereferater er. Møtereferat er en skriftlig oversikt over diskusjoner, beslutninger og handlinger som er tatt under et møte. Det er et formelt sammendrag av hva som skjedde under møtet, og sendes vanligvis til deltakerne etter møtet for arbeidsreferanse.

Det inkluderer:

• Grunnleggende møteinformasjon: Dato og klokkeslett for møtet. Sted (eller nettplattform brukt). Navn på deltakere og fraværende. Konferansens tema.
• Dagsorden: En oppsummering av hovedpunktene som ble diskutert for hvert punkt på dagsordenen. Viktige punkter eller argumenter ble tatt opp under diskusjonen.
• Avgjørelser tatt: Eventuelle avgjørelser, avtaler eller resolusjoner som ble nådd.
• Handlinger og oppgaver: Spesifikke oppgaver eller oppfølginger tildelt enkeltpersoner.
• Detaljer om neste møte: Dato, klokkeslett og sted for neste møte (hvis aktuelt).

Slik tar du opp møtereferater

Først må du forberede alt før du starter møtereferatopptaket. For eksempel penn, notat, fulladede eller tilkoblede bærbare datamaskiner osv. Dette vil garantere at du kan registrere alle detaljer under møtet.

Velg deretter en fast metode for opptak av møtereferater. Taletempoet i møter kan være høyt, og lange eller komplekse ord kan føre til at du går glipp av viktig informasjon. Du kan bruke forkortelser for vanlige ord og spesielle termer, for eksempel navn, for å håndtere dette. Dette vil spare opptakstid og gjøre det enklere å referere til i fremtidige møter.

I tillegg kan du finne noen maler for å registrere møtereferater. De kan lagre og standardisere møtereferatene dine. Her er et eksempel:

Mal 1: Møtetemaet

Møtedetaljer:

Dato: [Sett inn dato]

Tid: [Sett inn tid]

Sted: [Sett inn sted eller virtuell plattform]

Tilrettelegger: [Sett inn navn]

Notattaker: [Sett inn navn]

Deltakere: [Oppgi navn]

Fraværende: [Oppgi navn, hvis noen]

Dagsorden:

[Punkt 1 på dagsordenen]

[Sak 2 på dagsordenen]

[Punkt 3 på dagsordenen]

Møtesammendrag:

Sak 1 på dagsordenen:

Hovedpunkter som ble diskutert: [Kort sammendrag]

Beslutninger tatt: [Hva ble bestemt]

Handlinger: [Tildelte oppgaver, tidsfrister]

Sak 2 på dagsordenen:

Hovedpunkter som ble diskutert: [Kort sammendrag]

Beslutninger tatt: [Hva ble bestemt]

Handlinger: [Tildelte oppgaver, tidsfrister]

Sak 3 på dagsordenen:

Hovedpunkter som ble diskutert: [Kort sammendrag]

Beslutninger tatt: [Hva ble bestemt]

Handlinger: [Tildelte oppgaver, tidsfrister]

Neste møte:

Dato/klokkeslett: [Sett inn dato for neste møte]

Sted: [Sett inn sted/plattform]

Noen tips for de som er nye innen møtereferater kan hjelpe deg med å unngå vanlige feil.

Robotregler for møtereferatmal og andre tips

«Robotregler» er ikke en standardbetegnelse for opptak av møtereferater. Akkurat som en robot følger et sett med programmerte instruksjoner, refererer det til et sett med klare, systematiske retningslinjer for å registrere møtereferater konsekvent, effektivt og objektivt. I denne sammenhengen vil «robotregler» for møtereferater innebære:

1. Objektivitet: Unngå personlige meninger eller fordommer, omtrent som en robot som følger instruksjoner uten noen tolkning.
2. Effektivitet: Gå rett til saken uten unødvendige detaljer.
3. Konsistens: Bruk samme format og struktur hver gang, på samme måte som roboter gjentar oppgaver på en standardisert måte.
4. Klarhet: Gjør referatet tydelig og forståelig, uten den «menneskelige» komplikasjonen eller forvirringen.

Andre tips:

• Hold fokus: Fokuser på kjernediskusjonen i møtet i stedet for å henge deg opp i detaljene. Referatet bør fokusere på beslutninger, oppgaver og hovedpunkter uten å registrere alle detaljer. For eksempel, hva bør de som ikke deltok på møtet vite mest om det?
• Få godkjenning: Når referatet er ferdig, må det vanligvis gjennomgås og godkjennes av møtelederen eller møtelederen for å sikre at innholdet er nøyaktig og konsistent.
• Retting av referat fra siste møte: Hvis du finner feil eller mangler viktig informasjon i referatet fra forrige møte, må du sørge for å korrigere det for å sikre at møtereferatet er nøyaktig.
• Gjør det enkelt å få tilgang til referatene: Den viktigste delen av å skrive møtereferater er å sørge for at alle kan se de organiserte referatene. Derfor er det mulig å velge metoder for journalføring som er enkle å dele. Og du kan finne dem raskt hvis du trenger tilgang til dem senere.

En metode for rask og grundig registrering av møtereferater

Alle metodene ovenfor kan hjelpe deg med å håndtere møtereferater mer fullstendig og raskere. Noen ganger er det imidlertid vanskelig å registrere detaljene på en fullstendig måte i et møte med mange mennesker og høy profesjonalitet. Du kan prøve. 4Easysoft skjermopptaker til ta opp møtet og bruk den bare når du skriver møtereferat. Den kan ta opp alle detaljer i møtet med høy bilde- og lydkvalitet og uten autorisasjon. Den støtter også å legge til merknader og notater under opptak for papirløse kontorer.

Trinn 1Åpne denne skjermopptakeren og velg «Videoopptaker». Angi opptaksområde, lydkilde, bildefrekvens osv.

Steg 2Klikk på «Opptak» for å starte opptak av møtereferat. Du kan legge til notater eller linjer for enkel hukommelse med en verktøykasse. Når opptaket er fullført, klikker du på «Stopp» og lagrer det.

Relaterte artikler:

• Hvordan ta opp Webex-møter på Windows/Mac/Android/iPhone
• 2 enkle måter å ta opp et zoommøte på [Ingen begrensning]
• 4 måter å ta opp GoToMeeting-økter med høy kvalitet
• Slik tar du opp MicrosoftTeams-møter [For alle]