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Come registrare efficacemente i verbali delle riunioni [includi modello]
Pubblicato da Ethan Brooke A Registra video 09 giugno 2025
Registrare i verbali delle riunioni può essere difficile per i nuovi arrivati o per chi partecipa per la prima volta a una riunione di gruppo con un ampio team. Come si può registrare in modo rapido e chiaro il contenuto della riunione? In questo articolo, analizzeremo la teoria e i passaggi pratici da due prospettive. Continuate a leggere per migliorare la vostra efficienza lavorativa.
Elenco guide
Cosa registrare nel verbale della riunione Come registrare i verbali delle riunioni Regole del robot per il modello di verbale della riunione e altri suggerimenti Un metodo per registrare rapidamente e accuratamente i verbali delle riunioniCosa registrare nel verbale della riunione
Prima di iniziare a registrare, è necessario sapere cos'è il verbale di una riunione. Il verbale di una riunione è una registrazione scritta delle discussioni, delle decisioni e delle azioni intraprese durante una riunione. È un riepilogo formale di quanto accaduto durante la riunione e viene solitamente inviato ai partecipanti dopo la riunione per riferimento lavorativo.
Include:
• Informazioni di base sulla riunione: Data e ora dell'incontro. Luogo (o piattaforma online utilizzata). Nomi dei partecipanti e degli assenti. Tema della conferenza.
• Ordine del giorno: Riepilogo dei punti principali discussi per ciascun punto all'ordine del giorno. Durante la discussione sono emersi punti o argomenti importanti.
• Decisioni prese: Eventuali decisioni, accordi o risoluzioni raggiunti.
• Azioni e incarichi: Compiti specifici o follow-up assegnati a singoli individui.
• Dettagli del prossimo incontro: Data, ora e luogo del prossimo incontro (se applicabile).
Come registrare i verbali delle riunioni
Innanzitutto, è necessario preparare tutto il necessario prima di iniziare la registrazione del verbale della riunione. Come penna, appunti, laptop completamente carichi o collegati, ecc. Questo garantirà la possibilità di registrare ogni dettaglio durante la riunione.
Quindi, seleziona un metodo di registrazione fisso per il verbale della riunione. Il ritmo del discorso durante le riunioni può essere veloce e parole lunghe o complesse potrebbero farti perdere informazioni chiave. Puoi usare abbreviazioni per parole comuni e termini speciali, come i nomi, per affrontare questo problema. Questo ti farà risparmiare tempo di registrazione e renderà più facile la consultazione nelle riunioni future.
Inoltre, puoi trovare alcuni modelli per la registrazione dei verbali delle riunioni. Consentono di salvare e standardizzare i verbali delle riunioni. Ecco un esempio:
Modello 1: Il tema della riunione
Dettagli dell'incontro:
Data: [Inserisci data]
Ora: [Inserisci ora]
Posizione: [Inserisci posizione o piattaforma virtuale]
Facilitatore: [Inserisci nome]
Colui che prende gli appunti: [Inserisci nome]
Partecipanti: [Elencare i nomi]
Assenti: [Elencare i nomi, se presenti]
Ordine del giorno:
[Punto 1 dell'ordine del giorno]
[Punto 2 dell'ordine del giorno]
[Punto 3 dell'ordine del giorno]
Riepilogo della riunione:
Punto 1 dell'ordine del giorno:
Punti chiave discussi: [Breve riassunto]
Decisioni prese: [Cosa è stato deciso]
Azioni: [Compiti assegnati, scadenze]
Punto 2 dell'ordine del giorno:
Punti chiave discussi: [Breve riassunto]
Decisioni prese: [Cosa è stato deciso]
Azioni: [Compiti assegnati, scadenze]
Punto 3 dell'ordine del giorno:
Punti chiave discussi: [Breve riassunto]
Decisioni prese: [Cosa è stato deciso]
Azioni: [Compiti assegnati, scadenze]
Prossimo incontro:
Data/Ora: [Inserisci la data del prossimo incontro]
Posizione: [Inserisci posizione/piattaforma]
Ecco alcuni suggerimenti per chi è alle prime armi con la stesura dei verbali delle riunioni, che possono aiutare a evitare errori comuni.
Regole del robot per il modello di verbale della riunione e altri suggerimenti
"Regole robot" non è un termine standard per la registrazione dei verbali delle riunioni. Proprio come un robot segue una serie di istruzioni programmate, si riferisce a un insieme di linee guida chiare e sistematiche per la registrazione dei verbali delle riunioni in modo coerente, efficiente e obiettivo. In questo contesto, le "regole robot" per i verbali delle riunioni includerebbero:
1. Obiettività: Evita opinioni personali o pregiudizi, proprio come un robot che segue le istruzioni senza interpretarle.
2. Efficienza: Andare dritti al punto, senza dettagli inutili.
3. Coerenza: Utilizzare ogni volta lo stesso formato e la stessa struttura, in modo simile al modo in cui i robot ripetono le attività in modo standardizzato.
4. Chiarezza: Rendere i verbali chiari e comprensibili, senza complicazioni o confusioni "umane".
Altri suggerimenti:
• Rimani concentrato: Concentratevi sulla discussione principale della riunione, invece di impantanarvi nei dettagli. Il verbale dovrebbe concentrarsi su decisioni, attività e punti chiave, senza riportare ogni dettaglio. Ad esempio, cosa dovrebbero sapere di più coloro che non hanno partecipato alla riunione?
• Ottenere l'approvazione: Una volta completati, i verbali devono solitamente essere rivisti e approvati dal facilitatore o dal presidente della riunione, per garantirne l'accuratezza e la coerenza dei contenuti.
• Correzione del verbale dell'ultima riunione: Se trovate errori o informazioni importanti mancanti nel verbale dell'ultima riunione, assicuratevi di apportare le correzioni necessarie per garantire l'accuratezza del verbale della riunione.
• Rendi i verbali facilmente accessibili: L'aspetto più importante della stesura del verbale di una riunione è garantire che tutti possano consultarlo. Ecco perché è possibile scegliere metodi di archiviazione facili da condividere. E che siano facilmente reperibili in caso di necessità.
Un metodo per registrare rapidamente e accuratamente i verbali delle riunioni
Tutti i metodi sopra descritti possono aiutarti a gestire i verbali delle riunioni in modo più completo e rapido. Tuttavia, a volte è difficile registrare i dettagli in modo completo in una riunione con molte persone e un alto livello di professionalità. Puoi provare Registratore dello schermo A registrare la riunione e utilizzalo solo per redigere il verbale della riunione. Può registrare ogni dettaglio della riunione con un'elevata qualità audio e video e senza autorizzazione. Supporta anche l'aggiunta di annotazioni e note durante la registrazione, per uffici senza carta.
Supporta una qualità di registrazione fino a 4K per ogni dettaglio.
Tasti di scelta rapida personalizzati per screenshot rapidi.
Diverse modalità per registrare facilmente i verbali delle riunioni.
Con cancellazione del rumore e doppia traccia per laptop e microfono.
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Passo 1Apri questo registratore dello schermo e seleziona "Videoregistratore". Imposta l'area di registrazione, la sorgente audio, il frame rate, ecc.
Passo 2Fai clic su "Rec" per avviare la registrazione del verbale della riunione. Puoi aggiungere note o righe per ricordarle facilmente grazie alla cassetta degli attrezzi. Al termine della registrazione, fai clic su "Stop" e salva.
Conclusione
Ecco i passaggi e i suggerimenti per registrare il verbale di una riunione. In realtà, non è affatto difficile; richiede solo un po' di attenzione e pazienza, giusto? Se devi registrare il verbale di una riunione, puoi provare questo. Registratore dello schermoClicca sul link qui sotto per scaricarlo e scoprire quanto è utile e potente.
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