Cách ghi biên bản cuộc họp hiệu quả [Bao gồm mẫu]

Ghi biên bản cuộc họp có thể là thách thức đối với người mới hoặc những người tham dự cuộc họp nhóm lớn lần đầu tiên. Làm thế nào để bạn có thể ghi lại nội dung cuộc họp một cách nhanh chóng và rõ ràng? Trong bài viết này, chúng tôi sẽ trình bày lý thuyết và các bước thực hành theo hai góc nhìn. Đọc tiếp để cải thiện hiệu quả công việc của bạn.

Những gì cần ghi vào biên bản cuộc họp

Trước khi bắt đầu ghi chép, bạn cần biết biên bản cuộc họp là gì. Biên bản cuộc họp là biên bản ghi chép các cuộc thảo luận, quyết định và hành động được thực hiện trong cuộc họp. Đây là bản tóm tắt chính thức về những gì đã xảy ra trong cuộc họp và thường được gửi cho những người tham gia sau cuộc họp để tham khảo trong công việc.

Nó bao gồm:

• Thông tin cuộc họp cơ bản: Ngày và giờ họp. Địa điểm (hoặc nền tảng trực tuyến được sử dụng). Tên của những người tham dự và vắng mặt. Chủ đề của Hội nghị.
• Chương trình nghị sự: Tóm tắt các điểm chính được thảo luận cho từng mục trong chương trình nghị sự. Các điểm quan trọng hoặc lập luận được nêu ra trong quá trình thảo luận.
• Quyết định đã đưa ra: Bất kỳ quyết định, thỏa thuận hoặc nghị quyết nào đã đạt được.
• Hành động và nhiệm vụ: Nhiệm vụ cụ thể hoặc theo dõi được giao cho cá nhân.
• Chi tiết cuộc họp tiếp theo: Ngày, giờ và địa điểm của cuộc họp tiếp theo (nếu có).

Cách ghi biên bản cuộc họp

Đầu tiên, bạn phải chuẩn bị mọi thứ trước khi bắt đầu ghi biên bản cuộc họp. Chẳng hạn như bút, ghi chú, máy tính xách tay đã sạc đầy hoặc được kết nối, v.v. Điều này sẽ đảm bảo bạn có thể ghi lại mọi chi tiết trong cuộc họp.

Sau đó, hãy chọn phương pháp ghi biên bản cuộc họp cố định. Tốc độ nói trong các cuộc họp có thể nhanh và các từ dài hoặc phức tạp có thể khiến bạn bỏ lỡ một số thông tin quan trọng. Bạn có thể sử dụng cách viết tắt cho các từ thông dụng và thuật ngữ đặc biệt, chẳng hạn như tên để giải quyết vấn đề này. Điều này sẽ tiết kiệm thời gian ghi âm và giúp tham khảo dễ dàng hơn trong các cuộc họp sau.

Ngoài ra, bạn có thể tìm thấy một số mẫu để ghi biên bản cuộc họp. Chúng có thể lưu và chuẩn hóa biên bản cuộc họp của bạn. Sau đây là một ví dụ:

Mẫu 1: Chủ đề cuộc họp

Chi tiết cuộc họp:

Ngày: [Chèn ngày]

Thời gian: [Chèn thời gian]

Vị trí: [Chèn Vị trí hoặc Nền tảng ảo]

Người hướng dẫn: [Chèn tên]

Người ghi chép: [Chèn tên]

Người tham dự: [Liệt kê tên]

Người vắng mặt: [Liệt kê tên, nếu có]

Chương trình nghị sự:

[Mục 1 trong chương trình nghị sự]

[Mục 2 của chương trình nghị sự]

[Mục 3 trong chương trình nghị sự]

Tóm tắt cuộc họp:

Mục 1 trong chương trình nghị sự:

Các điểm chính được thảo luận: [Tóm tắt ngắn gọn]

Quyết định đã đưa ra: [Những gì đã được quyết định]

Hành động: [Nhiệm vụ được giao, thời hạn]

Mục 2 trong chương trình nghị sự:

Các điểm chính được thảo luận: [Tóm tắt ngắn gọn]

Quyết định đã đưa ra: [Những gì đã được quyết định]

Hành động: [Nhiệm vụ được giao, thời hạn]

Mục 3 trong chương trình nghị sự:

Các điểm chính được thảo luận: [Tóm tắt ngắn gọn]

Quyết định đã đưa ra: [Những gì đã được quyết định]

Hành động: [Nhiệm vụ được giao, thời hạn]

Cuộc họp tiếp theo:

Ngày/Giờ: [Chèn ngày họp tiếp theo]

Vị trí: [Chèn vị trí/sân ga]

Một số mẹo dành cho những người mới ghi biên bản cuộc họp có thể giúp bạn tránh những sai lầm thường gặp.

Mẫu biên bản cuộc họp và các mẹo khác về quy tắc của robot

"Quy tắc của robot" không phải là thuật ngữ chuẩn để ghi biên bản cuộc họp. Giống như một robot tuân theo một bộ hướng dẫn được lập trình, nó đề cập đến một bộ hướng dẫn rõ ràng, có hệ thống để ghi biên bản cuộc họp một cách nhất quán, hiệu quả và khách quan. Trong bối cảnh này, "quy tắc của robot" để ghi biên bản cuộc họp sẽ bao gồm:

1. Tính khách quan: Tránh đưa ra ý kiến cá nhân hoặc thành kiến, giống như một con rô-bốt làm theo hướng dẫn mà không có bất kỳ sự giải thích nào.
2. Hiệu quả: Đi thẳng vào vấn đề, không cần thêm chi tiết không cần thiết.
3. Tính nhất quán: Sử dụng cùng một định dạng và cấu trúc mỗi lần, tương tự như cách robot lặp lại các nhiệm vụ theo cách chuẩn hóa.
4. Sự rõ ràng: Làm cho biên bản rõ ràng và dễ hiểu, không có sự phức tạp hay nhầm lẫn "của con người".

Mẹo khác:

• Giữ tập trung: Tập trung vào thảo luận cốt lõi trong cuộc họp thay vì sa lầy vào các chi tiết. Biên bản nên tập trung vào các quyết định, nhiệm vụ và các điểm chính mà không ghi lại mọi chi tiết. Ví dụ, những người không tham dự cuộc họp nên biết gì nhất về cuộc họp?
• Nhận được sự chấp thuận: Sau khi hoàn tất biên bản, thông thường người điều hành cuộc họp hoặc chủ tọa cần xem xét và phê duyệt biên bản để đảm bảo tính chính xác và nhất quán của nội dung.
• Sửa Biên bản cuộc họp cuối cùng: Nếu bạn phát hiện bất kỳ lỗi hoặc thiếu thông tin quan trọng nào trong biên bản cuộc họp trước, hãy chắc chắn chỉnh sửa cho phù hợp để đảm bảo tính chính xác của biên bản cuộc họp.
• Tạo phút dễ truy cập: Phần quan trọng nhất của việc viết biên bản cuộc họp là đảm bảo mọi người đều có thể xem biên bản được sắp xếp. Đó là lý do tại sao có thể chọn các phương pháp lưu giữ hồ sơ dễ chia sẻ. Và bạn có thể tìm thấy chúng nhanh chóng nếu bạn cần truy cập chúng sau này.

Một phương pháp ghi chép biên bản cuộc họp nhanh chóng và đầy đủ

Tất cả các phương pháp trên có thể giúp bạn xử lý biên bản cuộc họp đầy đủ và nhanh chóng hơn. Tuy nhiên, đôi khi rất khó để ghi lại các chi tiết một cách toàn diện trong một cuộc họp có nhiều người và tính chuyên nghiệp cao. Bạn có thể thử Trình ghi màn hình 4Easysoft ĐẾN ghi lại cuộc họp và chỉ sử dụng khi bạn làm biên bản cuộc họp. Nó có thể ghi lại mọi chi tiết của cuộc họp với chất lượng hình ảnh và âm thanh cao và không cần sự cho phép. Nó cũng hỗ trợ thêm chú thích và ghi chú trong quá trình ghi âm cho các văn phòng không cần giấy tờ.

Bước 1Mở trình ghi màn hình này và chọn "Trình ghi video". Thiết lập vùng ghi, nguồn âm thanh, tốc độ khung hình, v.v.

Bước 2Nhấp vào "Rec" để bắt đầu ghi biên bản cuộc họp. Bạn có thể thêm ghi chú hoặc dòng để dễ nhớ bằng hộp công cụ. Khi quá trình ghi hoàn tất, hãy nhấp vào "Dừng" và lưu.

Những bài viết liên quan:

• Cách ghi lại cuộc họp Webex trên Windows/Mac/Android/iPhone
• 2 cách dễ dàng để ghi lại cuộc họp Zoom [Không giới hạn]
• 4 cách để ghi lại các phiên GoToMeeting với chất lượng cao
• Cách ghi lại cuộc họp MicrosoftTeams [Dành cho mọi người]