So zeichnen Sie Besprechungsprotokolle effektiv auf [Vorlage einschließen]

Das Protokollieren von Besprechungsprotokollen kann für Neueinsteiger oder diejenigen, die zum ersten Mal an einer großen Teambesprechung teilnehmen, eine Herausforderung sein. Wie können Sie den Inhalt der Besprechung schnell und übersichtlich dokumentieren? In diesem Artikel erläutern wir die theoretischen und praktischen Schritte aus zwei Perspektiven. Lesen Sie weiter, um Ihre Effizienz bei der Arbeit zu steigern.

Was im Sitzungsprotokoll festgehalten werden muss

Bevor Sie mit der Aufzeichnung beginnen, sollten Sie wissen, was ein Besprechungsprotokoll ist. Ein Besprechungsprotokoll ist eine schriftliche Aufzeichnung der Diskussionen, Entscheidungen und Maßnahmen während einer Besprechung. Es ist eine formelle Zusammenfassung des Besprechungsgeschehens und wird den Teilnehmern in der Regel nach der Besprechung zur Verwendung zugesandt.

Es beinhaltet:

• Grundlegende Besprechungsinformationen: Datum und Uhrzeit des Meetings. Ort (oder verwendete Online-Plattform). Namen der Teilnehmer und Abwesenden. Thema der Konferenz.
• Agenda: Eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte, die zu jedem Tagesordnungspunkt besprochen wurden. Während der Diskussion wurden wichtige Punkte oder Argumente angesprochen.
• Getroffene Entscheidungen: Alle getroffenen Entscheidungen, Vereinbarungen oder Beschlüsse.
• Aktionen und Aufgaben: Einzelnen Personen werden spezifische Aufgaben oder Folgemaßnahmen zugewiesen.
• Details zum nächsten Meeting: Datum, Uhrzeit und Ort des nächsten Meetings (falls zutreffend).

So zeichnen Sie Besprechungsprotokolle auf

Bevor Sie mit der Aufzeichnung des Besprechungsprotokolls beginnen, müssen Sie zunächst alles vorbereiten. Dazu gehören beispielsweise Stift, Notiz, vollständig aufgeladene oder angeschlossene Laptops usw. So können Sie während der Besprechung jedes Detail aufzeichnen.

Wählen Sie anschließend eine feste Methode für die Protokollierung. Das Sprechtempo in Besprechungen kann schnell sein, und lange oder komplexe Wörter können dazu führen, dass wichtige Informationen übersehen werden. Verwenden Sie Abkürzungen für gebräuchliche Wörter und spezielle Begriffe wie Namen, um dies zu vermeiden. Dies spart Aufzeichnungszeit und erleichtert die Bezugnahme bei zukünftigen Besprechungen.

Zusätzlich finden Sie hier Vorlagen für die Protokollierung von Besprechungen. Diese helfen Ihnen, Ihre Besprechungsprotokolle zu speichern und zu standardisieren. Hier ein Beispiel:

Vorlage 1: Das Meeting-Thema

Besprechungsdetails:

Datum: [Datum einfügen]

Zeit: [Zeit einfügen]

Standort: [Standort oder virtuelle Plattform einfügen]

Moderator: [Name einfügen]

Protokollant: [Name einfügen]

Teilnehmer: [Namen auflisten]

Abwesende: [Namen auflisten, falls vorhanden]

Agenda:

[Tagesordnungspunkt 1]

[Tagesordnungspunkt 2]

[Tagesordnungspunkt 3]

Zusammenfassung des Treffens:

Tagesordnungspunkt 1:

Besprochene Kernpunkte: [Kurze Zusammenfassung]

Getroffene Entscheidungen: [Was entschieden wurde]

Aktionen: [Zugewiesene Aufgaben, Termine]

Tagesordnungspunkt 2:

Besprochene Kernpunkte: [Kurze Zusammenfassung]

Getroffene Entscheidungen: [Was entschieden wurde]

Aktionen: [Zugewiesene Aufgaben, Termine]

Tagesordnungspunkt 3:

Besprochene Kernpunkte: [Kurze Zusammenfassung]

Getroffene Entscheidungen: [Was entschieden wurde]

Aktionen: [Zugewiesene Aufgaben, Termine]

Nächstes Treffen:

Datum/Uhrzeit: [Datum des nächsten Meetings einfügen]

Standort: [Standort/Plattform einfügen]

Einige Tipps für diejenigen, die zum ersten Mal mit der Protokollierung von Besprechungen beginnen, können Ihnen dabei helfen, häufige Fehler zu vermeiden.

Roboterregeln für die Vorlage von Besprechungsprotokollen und andere Tipps

„Roboterregeln“ ist kein Standardbegriff für die Protokollierung von Besprechungen. So wie ein Roboter programmierten Anweisungen folgt, handelt es sich dabei um klare, systematische Richtlinien für die konsistente, effiziente und objektive Protokollierung von Besprechungen. In diesem Zusammenhang würden „Roboterregeln“ für Besprechungen Folgendes beinhalten:

1. Objektivität: Vermeiden Sie persönliche Meinungen oder Vorurteile, ähnlich wie ein Roboter, der Anweisungen ohne Interpretation befolgt.
2. Effizienz: Kommen Sie ohne unnötige Details direkt zum Punkt.
3. Konsistenz: Verwenden Sie jedes Mal dasselbe Format und dieselbe Struktur, ähnlich wie Roboter Aufgaben auf standardisierte Weise wiederholen.
4. Klarheit: Gestalten Sie das Protokoll klar und verständlich, ohne „menschliche“ Komplikationen oder Verwirrungen.

Weitere Tipps:

• Konzentriert bleiben: Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche der Besprechung, anstatt sich in Details zu verlieren. Das Protokoll sollte sich auf Entscheidungen, Aufgaben und wichtige Punkte konzentrieren, ohne jedes Detail festzuhalten. Was sollten beispielsweise diejenigen, die nicht an der Besprechung teilgenommen haben, am meisten darüber wissen?
• Genehmigung einholen: Sobald das Protokoll fertig ist, muss es normalerweise vom Moderator oder Vorsitzenden der Besprechung überprüft und genehmigt werden, um die Richtigkeit und Konsistenz des Inhalts sicherzustellen.
• Korrektur des letzten Sitzungsprotokolls: Wenn Sie im Protokoll der letzten Besprechung Fehler oder fehlende wichtige Informationen feststellen, nehmen Sie unbedingt entsprechende Korrekturen vor, um die Richtigkeit des Besprechungsprotokolls sicherzustellen.
• Machen Sie den Zugriff auf Protokolle einfach: Der wichtigste Aspekt beim Protokollieren ist, dass jeder das Protokoll einsehen kann. Wählen Sie deshalb Protokollierungsmethoden, die leicht zu teilen sind und schnell wiedergefunden werden können, wenn Sie später darauf zugreifen müssen.

Eine Methode zum schnellen und gründlichen Aufzeichnen von Besprechungsprotokollen

Alle oben genannten Methoden können Ihnen helfen, Besprechungsprotokolle umfassender und schneller zu erstellen. Manchmal ist es jedoch schwierig, die Details in einem Meeting mit vielen Teilnehmern und hoher Professionalität umfassend zu dokumentieren. Sie können versuchen 4Easysoft Bildschirmaufnahme Zu das Meeting aufzeichnen Verwenden Sie es ausschließlich für das Protokollieren von Besprechungen. Es zeichnet jedes Detail der Besprechung in hoher Bild- und Tonqualität und ohne Autorisierung auf. Es unterstützt außerdem das Hinzufügen von Anmerkungen und Notizen während der Aufzeichnung für papierlose Büros.

Schritt 1Öffnen Sie diesen Bildschirmrekorder und wählen Sie „Videorekorder“. Stellen Sie den Aufnahmebereich, die Audioquelle, die Bildrate usw. ein.

Schritt 2Klicken Sie auf „Aufzeichnen“, um die Aufzeichnung des Sitzungsprotokolls zu starten. Mithilfe einer Toolbox können Sie Notizen oder Textzeilen hinzufügen, um sich das Protokoll leichter merken zu können. Klicken Sie nach Abschluss der Aufzeichnung auf „Stopp“ und speichern Sie die Aufzeichnung.

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