Sådan optager du effektivt mødereferater [Inkluder skabelon]

Det kan være udfordrende for nyankomne eller dem, der deltager i et stort teammøde for første gang, at optage mødereferater. Hvordan kan du hurtigt og tydeligt optage mødeindholdet? I denne artikel vil vi dække teorien og de praktiske trin fra to perspektiver. Læs videre for at forbedre din effektivitet på arbejdet.

Hvad skal der noteres i mødereferatet

Før du begynder at optage, skal du vide, hvad et mødereferat er. Mødereferat er en skriftlig oversigt over diskussioner, beslutninger og handlinger, der er foretaget under et møde. Det er et formelt resumé af, hvad der skete under mødet, og sendes normalt til deltagerne efter mødet til arbejdsreference.

Det omfatter:

• Grundlæggende mødeinformation: Dato og tidspunkt for mødet. Sted (eller anvendt online platform). Navne på deltagere og fraværende. Konferencens tema.
• Dagsorden: En opsummering af de vigtigste punkter, der blev drøftet for hvert dagsordenspunkt. Vigtige punkter eller argumenter blev rejst under diskussionen.
• Beslutninger truffet: Eventuelle beslutninger, aftaler eller resolutioner, der blev indgået.
• Handlinger og opgaver: Specifikke opgaver eller opfølgninger tildelt enkeltpersoner.
• Detaljer om næste møde: Dato, tidspunkt og sted for næste møde (hvis relevant).

Sådan optager du mødereferater

Først skal du forberede alt, inden du starter optagelsen af mødereferatet. Såsom kuglepen, note, fuldt opladede eller tilsluttede bærbare computere osv. Dette garanterer, at du kan optage alle detaljer under mødet.

Vælg derefter en fast metode til at optage mødereferater. Taletempoet på møder kan være højt, og lange eller komplekse ord kan få dig til at gå glip af vigtige oplysninger. Du kan bruge forkortelser til almindelige ord og særlige termer, såsom navne, for at imødegå dette. Dette vil spare optagelsestid og gøre det nemmere at referere til ved fremtidige møder.

Derudover kan du finde nogle skabeloner til at optage mødereferater. De kan gemme og standardisere dine mødereferater. Her er et eksempel:

Skabelon 1: Mødetemaet

Mødedetaljer:

Dato: [Indsæt dato]

Tid: [Indsæt tid]

Placering: [Indsæt placering eller virtuel platform]

Facilitator: [Indsæt navn]

Notattager: [Indsæt navn]

Deltagere: [Angiv navne]

Fraværende: [Angiv navne, hvis nogen]

Dagsorden:

[Dagsordenens punkt 1]

[Dagsordenens punkt 2]

[Dagsordenens punkt 3]

Mødeoversigt:

Dagsordenspunkt 1:

Hovedpunkter diskuteret: [Kort resumé]

Beslutninger truffet: [Hvad blev besluttet]

Handlinger: [Tildelte opgaver, deadlines]

Dagsordenspunkt 2:

Hovedpunkter diskuteret: [Kort resumé]

Beslutninger truffet: [Hvad blev besluttet]

Handlinger: [Tildelte opgaver, deadlines]

Dagsordenspunkt 3:

Hovedpunkter diskuteret: [Kort resumé]

Beslutninger truffet: [Hvad blev besluttet]

Handlinger: [Tildelte opgaver, deadlines]

Næste møde:

Dato/tidspunkt: [Indsæt dato for næste møde]

Placering: [Indsæt placering/platform]

Nogle tips til nye brugere af mødereferater kan hjælpe dig med at undgå almindelige fejl.

Robotregler for skabelon til mødereferater og andre tips

"Robotregler" er ikke en standardbetegnelse for registrering af mødereferater. Ligesom en robot følger et sæt programmerede instruktioner, refererer det til et sæt klare, systematiske retningslinjer for registrering af mødereferater konsekvent, effektivt og objektivt. I denne sammenhæng vil "robotregler" for mødereferater omfatte:

1. Objektivitet: Undgå personlige meninger eller fordomme, ligesom en robot følger instruktioner uden nogen fortolkning.
2. Effektivitet: Kom direkte til sagen uden unødvendige detaljer.
3. Konsistens: Brug det samme format og den samme struktur hver gang, ligesom robotter gentager opgaver på en standardiseret måde.
4. Klarhed: Gør referatet klart og forståeligt, uden den "menneskelige" komplikation eller forvirring.

Andre tips:

• Hold fokus: Fokuser på kernediskussionen i mødet i stedet for at fortabe sig i detaljerne. Referatet bør fokusere på beslutninger, opgaver og nøglepunkter uden at registrere alle detaljer. Hvad bør for eksempel de, der ikke deltog i mødet, vide mest om det?
• Få godkendelse: Når referatet er færdigt, skal det normalt gennemgås og godkendes af mødelederen eller mødelederen for at sikre nøjagtigheden og konsistensen af indholdet.
• Rettelse af referat af sidste møde: Hvis du finder fejl eller mangler i vigtige oplysninger i referatet fra det sidste møde, skal du sørge for at rette dem for at sikre nøjagtigheden af mødereferatet.
• Gør referatet let tilgængeligt: Den vigtigste del af at skrive mødereferater er at sikre, at alle kan se de organiserede referater. Derfor er det muligt at vælge metoder til dokumentation, der er nemme at dele. Og du kan hurtigt finde dem, hvis du har brug for at få adgang til dem senere.

En metode til hurtig og grundig registrering af mødereferater

Alle ovenstående metoder kan hjælpe dig med at håndtere mødereferater mere fuldstændigt og hurtigere. Det kan dog nogle gange være svært at registrere detaljerne grundigt i et møde med mange mennesker og høj professionalisme. Du kan prøve. 4Easysoft skærmoptager til optag mødet og brug den kun, når du skriver mødereferater. Den kan optage alle detaljer i mødet med høj billed- og lydkvalitet og uden tilladelse. Den understøtter også tilføjelse af anmærkninger og noter under optagelse til papirløse kontorer.

Trin 1Åbn denne skærmoptager og vælg "Videooptager". Indstil optagelsesområde, lydkilde, billedhastighed osv.

Trin 2Klik på "Optag" for at starte optagelsen af mødereferater. Du kan tilføje noter eller linjer, så du nemt kan huske dem, med en værktøjskasse. Når optagelsen er færdig, skal du klikke på "Stop" og gemme den.

Relaterede artikler:

• Sådan optager du Webex-møder på Windows/Mac/Android/iPhone
• 2 nemme måder at optage et zoommøde på [Ingen begrænsning]
• 4 måder at optage GoToMeeting-sessioner på med høj kvalitet
• Sådan optager du MicrosoftTeams-møder [For alle]