Jak efektivně zaznamenávat zápisy ze schůzí [Přidat šablonu]

Zaznamenávání zápisů ze schůzek může být náročné pro nováčky nebo pro ty, kteří se schůzky velkého týmu účastní poprvé. Jak můžete rychle a jasně zaznamenat obsah schůzky? V tomto článku se budeme zabývat teorií a praktickými kroky ze dvou hledisek. Čtěte dále a zlepšete svou efektivitu v práci.

Co zaznamenat do zápisu ze schůze

Než začnete s nahráváním, je třeba vědět, co je zápis ze schůze. Zápis ze schůze je písemný záznam diskusí, rozhodnutí a akcí učiněných během schůze. Jedná se o formální shrnutí toho, co se během schůze stalo, a obvykle se po schůzi zasílá účastníkům pro pracovní potřebu.

Zahrnuje:

• Základní informace o schůzce: Datum a čas schůze. Místo konání (nebo použitá online platforma). Jména účastníků a nepřítomných. Téma konference.
• Program: Shrnutí hlavních projednávaných bodů ke každému bodu programu. Během diskuse byly vzneseny důležité body nebo argumenty.
• Přijatá rozhodnutí: Veškerá rozhodnutí, dohody nebo usnesení, kterých bylo dosaženo.
• Akce a úkoly: Konkrétní úkoly nebo následná opatření přiřazená jednotlivcům.
• Podrobnosti o příští schůzce: Datum, čas a místo konání příští schůze (pokud je to relevantní).

Jak zaznamenávat zápisy ze schůze

Nejprve si musíte před zahájením záznamu zápisu ze schůze připravit vše potřebné. Například pero, poznámkový blok, plně nabité nebo připojené notebooky atd. To zaručí, že budete moci během schůzky zaznamenat každý detail.

Poté vyberte pevnou metodu záznamu zápisu ze schůze. Tempo řeči na schůzích může být rychlé a dlouhá nebo složitá slova mohou způsobit, že přehlédnete některé klíčové informace. Pro řešení tohoto problému můžete použít zkratky pro běžná slova a speciální termíny, jako jsou jména. Ušetříte tak čas při nahrávání a usnadníte si navigaci na budoucích schůzích.

Kromě toho můžete najít i několik šablon pro zaznamenávání zápisů ze schůzí. Ty vám mohou uložit a standardizovat zápisy ze schůzí. Zde je příklad:

Šablona 1: Téma schůzky

Podrobnosti o schůzce:

Datum: [Vložte datum]

Čas: [Vložte čas]

Místo: [Vložte místo nebo virtuální platformu]

Moderátor: [Vložte jméno]

Zapisovatel: [Vložte jméno]

Účastníci: [Uveďte jména]

Nepřítomní: [Uveďte jména, pokud existují]

Program:

[Bod programu č. 1]

[Bod programu č. 2]

[Bod programu 3]

Shrnutí schůze:

Bod programu č. 1:

Klíčové diskutované body: [Stručné shrnutí]

Přijatá rozhodnutí: [Co bylo rozhodnuto]

Akce: [Přiřazené úkoly, termíny]

Bod programu č. 2:

Klíčové diskutované body: [Stručné shrnutí]

Přijatá rozhodnutí: [Co bylo rozhodnuto]

Akce: [Přiřazené úkoly, termíny]

Bod 3 programu:

Klíčové diskutované body: [Stručné shrnutí]

Přijatá rozhodnutí: [Co bylo rozhodnuto]

Akce: [Přiřazené úkoly, termíny]

Příští setkání:

Datum/čas: [Vložte datum příští schůze]

Místo: [Vložte místo/nástupiště]

Několik tipů pro ty, kteří s vedením zápisů ze schůzí teprve začínají, vám může pomoci vyhnout se běžným chybám.

Šablona pravidel pro zápisy ze schůzí s roboty a další tipy

„Pravidla robota“ nejsou standardním termínem pro zaznamenávání zápisů ze schůzí. Stejně jako robot dodržuje sadu naprogramovaných instrukcí, označuje soubor jasných, systematických pokynů pro konzistentní, efektivní a objektivní zaznamenávání zápisů ze schůzí. V této souvislosti by „pravidla robota“ pro zápisy ze schůzí zahrnovala:

1. Objektivita: Vyhýbejte se osobním názorům nebo předsudkům, podobně jako robot, který se řídí pokyny bez jakéhokoli výkladu.
2. Účinnost: Jděte rovnou k věci bez zbytečných detailů.
3. Konzistence: Pokaždé používejte stejný formát a strukturu, podobně jako roboti opakují úkoly standardizovaným způsobem.
4. Jasnost: Zápisy by měly být jasné a srozumitelné, bez „lidských“ komplikací a zmatků.

Další tipy:

• Zůstaňte soustředění: Zaměřte se na hlavní téma schůze, místo abyste se zabředávali do detailů. Zápis by se měl zaměřit na rozhodnutí, úkoly a klíčové body, aniž by zaznamenával každý detail. Co by například měli o schůzce vědět nejvíce ti, kteří se jí nezúčastnili?
• Získání schválení: Jakmile je zápis hotový, obvykle jej musí zkontrolovat a schválit moderátor schůze nebo předsedající, aby se zajistila přesnost a konzistence obsahu.
• Oprava zápisu z poslední schůze: Pokud v zápisu z poslední schůze najdete nějaké chyby nebo chybějící důležité informace, nezapomeňte je odpovídajícím způsobem opravit, abyste zajistili přesnost zápisu.
• Usnadněte přístup k zápisům: Nejdůležitější součástí psaní zápisů ze schůzí je zajistit, aby si je všichni mohli prohlédnout. Proto je možné zvolit metody vedení záznamů, které se snadno sdílejí. A které můžete rychle najít, pokud k nim budete později potřebovat přístup.

Metoda pro rychlé a důkladné zaznamenávání zápisů ze schůzí

Všechny výše uvedené metody vám mohou pomoci zvládnout zápisy ze schůze úplněji a rychleji. Někdy je však obtížné zaznamenat detaily komplexně na schůzce s mnoha lidmi a vysokou profesionalitou. Můžete to zkusit 4Easysoft Screen Recorder na zaznamenat schůzku a používejte jej pouze při vedení zápisu ze schůze. Dokáže zaznamenat každý detail schůze ve vysoké kvalitě obrazu i zvuku a bez autorizace. Podporuje také přidávání anotací a poznámek během nahrávání pro bezpapírové kanceláře.

Krok 1Otevřete tento rekordér obrazovky a vyberte „Videorekordér“. Nastavte oblast nahrávání, zdroj zvuku, snímkovou frekvenci atd.

Krok 2Kliknutím na tlačítko „Nahrát“ spustíte nahrávání zápisu ze schůze. Pomocí sady nástrojů si můžete přidat poznámky nebo řádky pro snadné zapamatování. Po dokončení nahrávání klikněte na tlačítko „Zastavit“ a uložte jej.

Související články:

• Jak nahrávat schůzky Webex na Windows/Mac/Android/iPhone
• 2 snadné způsoby, jak zaznamenat setkání se zoomem [bez omezení]
• 4 způsoby záznamu relací GoToMeeting ve vysoké kvalitě
• Jak nahrávat schůzky Microsoft Teams [pro každého]